Kiedy w marcu 2020 roku pandemiczna fala uderzyła w polskie szpitale i domy pomocy społecznej, wszyscy mówili o brakach. Brakowało maseczek, kombinezonów, przyłbic, rękawiczek, środków dezynfekcyjnych. Ale równie dotkliwie brakowało czegoś mniej widocznego: porządku w chaosie. Po jednej stronie ludzie i firmy, które chciały pomóc. Po drugiej – przeciążone placówki, które nie miały czasu ani narzędzi, żeby tę pomoc przyjąć i dobrze nią zarządzić. W tę lukę weszła Fundacja PARK.
Poniższy tekst podsumowuje udział Fundacji PARK w programie „Wsparcie dla Szpitala” w 2020 roku – roku, w którym organizacja niemal całkowicie podporządkowała swoją działalność jednemu celowi: zbudowaniu systemu, który połączy potrzebujących z pomagającymi.
Od pomysłu do ogólnopolskiej platformy
W pierwszych dniach pandemii zespół Fundacji PARK, we współpracy z partnerami, podjął decyzję: zamiast organizować kolejną pojedynczą zbiórkę, trzeba stworzyć narzędzie, które pozwoli ogarnąć cały kraj. Tak narodził się system WsparcieDlaSzpitala.pl – ogólnopolska platforma do koordynowania oddolnej pomocy dla szpitali i domów pomocy społecznej.
Fundacja PARK pełniła rolę lidera konsorcjum. Do współpracy zaproszono:
- Spółkę Celową Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu – jako partnera naukowego, odpowiedzialnego m.in. za modelowanie procesów i analizę danych,
- firmę Clorce – jako partnera informatycznego, odpowiedzialnego za wdrożenie i rozwój systemu.
Zamiast „szycia na kolanie” w Excelu i mailach, zdecydowano się na profesjonalną platformę CRM. System zbudowano w oparciu o technologię Salesforce, której centrala udostępniła licencje o ogromnej wartości rynkowej w formie wsparcia pro bono – to pokazuje, że po stronie biznesu także zadziałał mechanizm solidarności.
Przez kilka miesięcy – od marca do czerwca 2020 – nad rozwojem systemu pracował około 30-osobowy zespół specjalistów działających wolontariacko. Programiści, analitycy, koordynatorzy, ludzie od komunikacji – wszyscy pracowali nad jednym celem: żeby każda zgłoszona przez szpital potrzeba była widoczna, konkretna i mogła szybko trafić do darczyńcy.
Skala: setki placówek, tysiące potrzeb, miliony produktów
To, co wyróżnia udział Fundacji PARK w programie „Wsparcie dla Szpitala”, to nie tylko sam pomysł, ale skala działania osiągnięta w skrajnie krótkim czasie.
W systemie zarejestrowało się blisko 700 placówek z całej Polski – zarówno szpitale, jak i domy pomocy społecznej. Pierwsze nieco ponad 240 szpitali udało się wprowadzić do systemu w ciągu zaledwie trzech tygodni. To tempo pokazuje, jak silna była potrzeba takiego narzędzia i jak duże było zaufanie do inicjatywy.
Równolegle Fundacja PARK zbudowała ogólnopolską sieć lokalnych koordynatorów. Do współpracy zgłosiło się i zostało przeszkolonych prawie 360 osób z różnych powiatów – ludzi, którzy stali się „łącznikami” między platformą a konkretnymi placówkami, wolontariuszami i darczyńcami.
To dzięki tej sieci udało się zebrać i uporządkować realne potrzeby szpitali i DPS-ów: w systemie zgłoszono zapotrzebowanie na ponad trzy i pół miliona sztuk różnych produktów – od środków ochrony osobistej, przez sprzęt medyczny, po podstawowe wyposażenie potrzebne do funkcjonowania w warunkach pandemii. Każda pozycja miała swój opis, kategorię, liczbę – bez uogólnionego „czegoś potrzeba”, które tak często pojawiało się na początku kryzysu.
Bezpieczeństwo i porządek w pomaganiu
Jednym z kluczowych założeń, które Fundacja PARK wprowadziła w programie „Wsparcie dla Szpitala”, była dbałość o bezpieczeństwo całego procesu. Chodziło nie tylko o to, żeby darczyńca wiedział, co kupić, a szpital dostał to, czego naprawdę potrzebuje. Równie ważne było ograniczenie ryzyka dla personelu i pacjentów.
System pozwalał:
- unikać przypadkowych wizyt w szpitalu – przekazywanie darów było koordynowane, umawiane i uporządkowane,
- weryfikować potrzeby placówek – żeby zapobiegać dublowaniu pomocy i „białym plamom”,
- raportować, które potrzeby zostały już pokryte, a które wciąż czekają na wsparcie.
W praktyce oznaczało to, że pomoc przestawała być chaotyczna, a zaczynała przypominać dobrze zaprojektowaną logistykę kryzysową – z tym, że zbudowaną oddolnie, przez organizację pozarządową i partnerów, a nie odgórnie przez administrację.
Media jako mnożnik dobra
Nawet najlepszy system informatyczny nie zadziała, jeśli nikt o nim nie wie. Dlatego ważnym elementem działań Fundacji PARK była komunikacja – zarówno z darczyńcami, jak i z opinią publiczną.
W ciągu kilku miesięcy o platformie „Wsparcie dla Szpitala” ukazało się prawie 1400 wzmianek w mediach. Informacje pojawiały się w największych stacjach telewizyjnych i radiowych oraz w prasie ogólnopolskiej – od telewizji publicznej, przez stacje komercyjne, po rozgłośnie radiowe i duże portale. Według szacunków przekaz o systemie dotarł do około 7 milionów osób.
Dla Fundacji PARK ten medialny rezonans miał kilka skutków:
- szybciej rosła liczba placówek zgłaszających się do systemu,
- zgłaszało się więcej darczyńców – zarówno indywidualnych, jak i firm,
- wzmacniało się zaufanie do całej inicjatywy, bo była „sprawdzona” przez rozpoznawalne redakcje.
Ważne jest też to, że Fundacja – jako organizacja wywodząca się ze środowiska mediów lokalnych i dziennikarskich – dobrze rozumiała, jak opowiadać o projekcie, żeby nie był tylko kolejną informacją z cyklu „pomóżmy szpitalom”, ale konkretną propozycją: tu jest narzędzie, tak działa, tak możecie się włączyć.
Uznanie środowiska i władz samorządowych
Skala i jakość projektu sprawiły, że działania Fundacji PARK nie pozostały niezauważone w środowisku ochrony zdrowia. Inicjatywa została doceniona m.in. przez Polską Federację Szpitali oraz przez władze samorządowe stolicy. To symboliczne, ale ważne: sygnał, że oddolnie wypracowane rozwiązanie cyfrowe może realnie uzupełniać – a w sytuacji kryzysu wręcz wyprzedzać – działania instytucji publicznych.
Takie uznanie przekłada się później na coś więcej niż tylko dyplomy i podziękowania. To fundament pod budowanie trwałych partnerstw – z samorządami, szpitalami, organizacjami branżowymi – na kolejne lata.
Od Polski do Ukrainy – eksport dobrych rozwiązań
Rok 2020 nie zakończył historii systemu „Wsparcie dla Szpitala”. Dzięki grantowi Programu Narodów Zjednoczonych ds. Rozwoju (UNDP) w ramach polskiej współpracy rozwojowej rozpoczęto prace nad ukraińską wersją systemu – Helpmed.in.ua. Za rozwój tej wersji odpowiadał partner Fundacji PARK ze strony akademickiej, czyli Spółka Celowa Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, kontynuując współpracę z zespołem stojącym za polską platformą.
To ważny, symboliczny moment: narzędzie stworzone w odpowiedzi na polski kryzys pandemiczny, w dużej mierze siłami trzeciego sektora, okazało się na tyle wartościowe, że stało się wzorem dla rozwiązania wdrażanego w innym kraju. Fundacja PARK miała w tym procesie udział jako inicjator i lider projektu, który pokazał, że cyfryzacja pomagania może być eksportowym „produktem” społecznym.
Wnioski z roku 2020: czego nauczył nas program „Wsparcie dla Szpitala”?
Jeśli spojrzeć na udział Fundacji PARK w programie „Wsparcie dla Szpitala” z perspektywy kilku lat, widać wyraźnie kilka kluczowych wniosków:
Technologia bez ludzi nie działa, ale ludzie bez technologii toną w chaosie
Dopiero połączenie zaawansowanej platformy (Salesforce) z siecią setek lokalnych koordynatorów i zespołem kilkudziesięciu zaangażowanych specjalistów pozwoliło objąć wsparciem setki placówek i miliony produktów.
NGO-sy mogą tworzyć rozwiązania systemowe, nie tylko „łatać dziury”
Fundacja PARK nie ograniczyła się do zbiórki darów czy pojedynczej akcji. Zbudowała narzędzie, które w praktyce pełniło funkcję ogólnopolskiego systemu zarządzania pomocą dla szpitali i DPS.
Współpraca międzysektorowa to nie slogan, tylko warunek sukcesu
Projekt połączył organizację pozarządową, środowisko akademickie, firmę technologiczną, globalnego dostawcę oprogramowania, samorządy, media i tysiące wolontariuszy. Każdy z tych elementów był potrzebny.
Dobra komunikacja mnoży efekty pracy
Bez obecności w mediach ogólnopolskich i lokalnych system nie rozwinąłby się tak szybko. Informacja – rzetelna, powtarzalna, zrozumiała – była jednym z „narzędzi medycznych” tego projektu.
Na przyszłość – gotowość zamiast improwizacji
Rok 2020 dla Fundacji PARK to rok, w którym niemal wszystko zostało podporządkowane jednemu zadaniu: pomóc szpitalom i domom pomocy społecznej przejść przez pierwszą, najbardziej chaotyczną fazę pandemii. Ale skutkiem ubocznym tych działań jest coś więcej niż tylko zaspokojone potrzeby z tamtego okresu.
Powstał dowód, że w sytuacji kryzysowej da się w ciągu kilku tygodni postawić ogólnopolski system wspierający ochronę zdrowia – jeśli zaufamy sobie nawzajem, połączymy kompetencje i pozwolimy organizacjom pozarządowym pełnić rolę partnera, a nie tylko „dostawcy wolontariuszy”.
Ten raport podsumowuje tylko jeden rok. Ale pokazuje coś ważniejszego: że doświadczenia z 2020 r. mogą stać się fundamentem na przyszłość. Po to, żeby przy kolejnym kryzysie mniej było improwizacji, a więcej gotowych narzędzi – takich jak „Wsparcie dla Szpitala”, których współtwórcą i liderem była właśnie Fundacja PARK.
tm, zdjęcie z Pexels (autor: Julia M Cameron)