Fundacja PARK w programie „Wsparcie dla Szpitala” – raport z roku 2020

Wiosną 2020 roku, gdy telefony w szpitalach dzwoniły bez przerwy, a w niewielkim biurze w Poznaniu zamiast karetek były maile i arkusze kalkulacyjne, Fundacja PARK weszła w najważniejszy projekt w swojej historii. W kilka tygodni, siłami trzeciego sektora, powstała ogólnopolska platforma „Wsparcie dla Szpitala”, do której zgłosiło się blisko 700 placówek. To studium przypadku pokazuje, jak organizacja pozarządowa zbudowała systemowe partnerstwo z setkami szpitali i domów pomocy społecznej — i czego ta historia uczy o współpracy publiczno-społecznej.

Problem: chaos potrzeb i rozproszona fala dobra

Pandemia obnażyła problem, o którym na co dzień wolimy nie myśleć: gdy system zdrowia się chwieje, nawet najbardziej zaangażowani medycy nie są w stanie jednocześnie ratować ludzi i organizować dla siebie pomocy. Szpitale skupiały się na pacjentach — czasem dosłownie nie było komu odebrać telefonu od firmy oferującej 1000 maseczek.

Po jednej stronie były ogromne potrzeby, po drugiej — równie ogromna, ale kompletnie rozproszona gotowość do pomocy. Wolontariusze pytali: „dokąd zawieźć obiady dla personelu?”, „który szpital jest najbardziej pod ścianą?”. Brakowało nie chęci, lecz porządku w chaosie. I właśnie tu pojawia się rola organizacji takich jak Fundacja PARK.

Fundacja PARK jako cichy operator wielkiej akcji

Fundacja Przestrzeń Aktywności, Rozwoju i Kreatywności do tej pory realizowała głównie projekty lokalne — kulturalne, edukacyjne, społeczne. Nagle stanęła przed wyzwaniem obejmującym szpitale w całym kraju. To pod jej skrzydłami rozwijała się inicjatywa „Wsparcie dla Szpitala” — pomysł poznańskich naukowców, informatyków i ludzi z organizacji pozarządowych.

Fundacja wzięła na siebie to, czego z zewnątrz nie widać, a bez czego żaden duży projekt nie działa:

• stworzenie bezpiecznych i przejrzystych ram działania;
• obsługę formalno-prawną i organizacyjną;
• czuwanie, by pomoc trafiała tam, gdzie jest naprawdę potrzebna;
• komunikację z partnerami, darczyńcami i placówkami ochrony zdrowia.

To nie były spektakularne zdjęcia z przekazania sprzętu. To godziny przy komputerze, weryfikowanie danych, odpisywanie na wiadomości o 23:47, bo ktoś właśnie miał możliwość załatwić transport palety środków dezynfekcyjnych. Fundacja stała się dyspozytorem, który dbał, by prośba małego szpitala powiatowego została realnie przeczytana i zestawiona z ofertą firmy z drugiego końca Polski.

Od pomysłu do ogólnopolskiej platformy

W pierwszych dniach pandemii zespół Fundacji PARK, we współpracy z partnerami, podjął decyzję: zamiast organizować kolejną pojedynczą zbiórkę, trzeba stworzyć narzędzie obejmujące cały kraj. Tak powstał system koordynujący oddolną pomoc dla szpitali i domów pomocy społecznej.

Fundacja PARK pełniła rolę lidera konsorcjum. Do współpracy zaproszono Spółkę Celową Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu jako partnera naukowego (modelowanie procesów, analiza danych) oraz partnera informatycznego odpowiedzialnego za wdrożenie systemu. Zamiast „szycia na kolanie” w Excelu zdecydowano się na profesjonalną platformę CRM. Przez kilka miesięcy — od marca do czerwca 2020 — nad rozwojem systemu pracował około 30-osobowy zespół specjalistów działających wolontariacko.

Skala: setki placówek, miliony produktów

To, co wyróżnia ten projekt, to skala osiągnięta w skrajnie krótkim czasie. W systemie zarejestrowało się blisko 700 placówek z całej Polski — szpitale i domy pomocy społecznej. Pierwsze ponad 240 szpitali wprowadzono w ciągu zaledwie trzech tygodni.

Równolegle zbudowano ogólnopolską sieć lokalnych koordynatorów — prawie 360 przeszkolonych osób, które stały się „łącznikami” między platformą a konkretnymi placówkami. Dzięki tej sieci udało się uporządkować realne potrzeby: w systemie zgłoszono zapotrzebowanie na ponad 3,5 mln sztuk produktów — każda pozycja z opisem, kategorią i liczbą, bez uogólnionego „czegoś potrzeba”.

Bezpieczeństwo i porządek w pomaganiu

Jednym z kluczowych założeń była dbałość o bezpieczeństwo całego procesu. System pozwalał unikać przypadkowych wizyt w szpitalu (przekazywanie darów było koordynowane i umawiane), weryfikować potrzeby placówek, by zapobiegać dublowaniu pomocy, oraz raportować, które potrzeby zostały pokryte, a które wciąż czekają.

W praktyce pomoc przestawała być chaotyczna, a zaczynała przypominać dobrze zaprojektowaną logistykę kryzysową — zbudowaną oddolnie przez organizację pozarządową i partnerów, a nie odgórnie przez administrację. Nawet najlepszy system nie zadziała jednak, jeśli nikt o nim nie wie: o platformie ukazało się prawie 1400 wzmianek medialnych, a przekaz dotarł do około 7 mln osób, co przyspieszyło napływ placówek i darczyńców.

Czego ta historia uczy o partnerstwie szpital–NGO?

Historia Fundacji PARK uczy, że organizacja pozarządowa może być operatorem rozwiązania systemowego, a nie tylko „łatać dziury”. Z perspektywy kilku lat widać kilka wniosków, które przekładają się bezpośrednio na praktykę zarządzania współpracą szpital–NGO.

• Technologia bez ludzi nie działa, ale ludzie bez technologii toną w chaosie. Dopiero połączenie platformy z siecią koordynatorów i zespołem specjalistów pozwoliło objąć wsparciem setki placówek.
• NGO mogą tworzyć rozwiązania systemowe. Fundacja nie ograniczyła się do zbiórki — zbudowała narzędzie pełniące funkcję ogólnopolskiego systemu zarządzania pomocą.
• Współpraca międzysektorowa to warunek sukcesu, nie slogan. Organizacja, uczelnia, firma technologiczna, samorządy, media i wolontariusze — każdy element był potrzebny.
• Dobra komunikacja mnoży efekty pracy. Bez obecności w mediach system nie rozwinąłby się tak szybko.

Ten przypadek pokazuje w skali ogólnopolskiej mechanizm, który w codziennej praktyce placówki działa na mniejszą skalę: gdy organizacja społeczna bierze na siebie governance, logistykę i komunikację, szpital może skupić się na rdzeniu — leczeniu. Jak zbudować taką współpracę w swojej placówce — z podstawą prawną, strukturą i miernikami — opisujemy w artykule Partnerstwo szpitala z organizacją pozarządową — jak je zbudować, żeby działało.

Podsumowanie

Rok 2020 dla Fundacji PARK był rokiem podporządkowanym jednemu zadaniu — pomóc szpitalom i domom pomocy społecznej przejść przez najbardziej chaotyczną fazę pandemii. Skutkiem ubocznym jest jednak coś trwalszego: dowód, że w sytuacji kryzysowej da się w kilka tygodni postawić ogólnopolski system wspierający ochronę zdrowia, jeśli pozwoli się organizacjom pozarządowym pełnić rolę partnera, a nie tylko dostawcy rąk do pracy.

tm, zdjęcie z Pexels (autor: Julia M Cameron)