Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w placówkach ochrony zdrowia coraz częściej stawiają dyrektorów szpitali i kierowników działów zamówień przed wyborem między niższą ceną zakupu a rzeczywistym kosztem eksploatacji sprzętu w kolejnych latach. Decyzje podejmowane wyłącznie pod kątem najniższej oferty potrafią generować wydatki, które ujawniają się dopiero po miesiącach użytkowania mebli i sprzętu medycznego. Warto przyjrzeć się, jak podejście oparte na całkowitym koszcie posiadania oraz standaryzacji dostawców zmienia sposób planowania budżetów przetargowych.
Pułapka najniższej ceny w postępowaniach przetargowych
Ustawa regulująca zamówienia publiczne pozwala zamawiającym stosować kryteria jakościowe obok ceny, jednak w praktyce presja czasu oraz uproszczone procedury formalne sprawiają, że wiele postępowań w placówkach ochrony zdrowia wciąż rozstrzyga się głównie na podstawie ceny jednostkowej. Takie podejście premiuje cenę najtańszą w momencie zakupu, nie uwzględniając kosztów, które pojawiają się później, gdy sprzęt trafia już na oddział i jest użytkowany codziennie przez personel medyczny. Do najczęstszych konsekwencji należą:
- częstsze awarie mechanizmów regulacji wynikające z gorszej jakości podzespołów,
- wyższe koszty serwisu powypadkowego przy sprzęcie, do którego trudno dostać części zamienne,
- przestoje organizacyjne na oddziale w czasie oczekiwania na naprawę.
Kryterium najniższej ceny jednostkowej rzadko odzwierciedla rzeczywisty koszt eksploatacji sprzętu w całym cyklu jego użytkowania.
Koszt całkowity posiadania jako miara realnych oszczędności
Analiza TCO, czyli całkowitego kosztu posiadania, pozwala spojrzeć na wydatek inwestycyjny w perspektywie wieloletniej, obejmując nie tylko cenę zakupu, ale też serwis, części zamienne oraz czas przestoju spowodowany naprawami. W praktyce często całkowity koszt posiadania jest wyższy przy najtańszym zakupie, co zmienia ocenę opłacalności złożonych ofert już na etapie oceny formalnej wniosków. Placówki, które zamawiają wyposażenie fragmentarycznie, od wielu różnych dostawców, tracą możliwość porównania tych kosztów w skali całego oddziału, a każda naprawa wymaga osobnej procedury serwisowej i innego zestawu części zamiennych. Takie rozproszenie utrudnia też planowanie budżetu inwestycyjnego na kolejne lata, ponieważ dział zamówień nie ma pełnego obrazu kosztów utrzymania całej infrastruktury meblowej, a rozliczanie wydatków serwisowych rozkłada się na wiele odrębnych umów i faktur, co dodatkowo obciąża pracę administracyjną działu księgowości.
Jeden producent, jedna baza części – korzyści standaryzacji
Zamawianie mebli oraz sprzętu u jednego, doświadczonego dostawcy pozwala ujednolicić bazę części zamiennych i uprościć procedury logistyczne w całej placówce. Wyposażenie oddziałów szpitalnych zamawiane kompleksowo u producenta działającego na rynku od 2000 roku, takiego jak U.B.M. Meble Medyczne z Namysłowa, ogranicza liczbę odrębnych umów serwisowych i skraca czas realizacji zgłoszeń gwarancyjnych. Jeden punkt kontaktu serwisowego oznacza krótszy czas reakcji i mniej formalności przy każdej naprawie. Taka standaryzacja ułatwia też planowanie budżetu na kolejne lata, ponieważ koszty utrzymania stają się bardziej przewidywalne dla całego działu logistyki, a personel techniczny szpitala uczy się obsługi jednego, powtarzalnego systemu mebli i mechanizmów regulacji, zamiast wielu odrębnych rozwiązań od różnych producentów. Jedna umowa ramowa obejmująca całe wyposażenie oddziału oznacza też jednolite warunki gwarancji dla wszystkich mebli, co znacząco ułatwia ich egzekwowanie w razie usterki.
Stół zabiegowy STEL-32 od U.B.M. Meble Medyczne, chętnie wybierany jako wyposażenie oddziałów szpitalnych.
Trwałość jako fundament budżetu szpitalnego
Decyzja o wyborze dostawcy wyposażenia szpitalnego nie powinna kończyć się na porównaniu cen jednostkowych w formularzu ofertowym. Kluczowe znaczenie przy ocenie trwałości ma jakość użytych surowców. Meble oferowane przez U.B.M. Meble Medyczne opierają się na stabilnych stelażach malowanych proszkowo oraz bezszwowych tapicerkach medycznych, odpornych na agresywną chemię dezynfekcyjną. Cały proces projektowania i produkcji podlega medycznemu systemowi zarządzania jakością ISO 13485:2016, a sprzęt figuruje w rejestrze wyrobów medycznych. Wybór atestowanego wyposażenia od polskiego producenta z Namysłowa zamyka ryzyko zakwestionowania stanu sanitarnego sprzętu podczas kontroli Sanepidu.
Dla dyrektorów szpitali oraz kierowników działów zamówień i logistyki takie podejście oznacza nie tylko stabilniejszy budżet, ale też wyższy standard opieki nad pacjentem. Sprzęt rzadziej wymaga wyłączenia z użytku na czas naprawy, a personel medyczny może skupić się na pracy z pacjentem, a nie na obsłudze zgłoszeń serwisowych. W dłuższej perspektywie taka strategia zakupowa idealnie łączy interes finansowy placówki z realną jakością opieki.
artykuł sponsorowany (wp)12