Platforma Wsparcie dla Szpitala (WdS) powstała w 2020 roku jako odpowiedź na kryzys wywołany pandemią COVID-19. W szczytowym momencie działania skupiała tysiące użytkowników — darczyńców, wolontariuszy, koordynatorów i pracowników szpitali — i była jedną z największych platform koordynacji pomocy medycznej w Polsce.
Geneza projektu
Wiosna 2020 roku zaskoczyła polskie szpitale. Brakowało maseczek, rękawic, przyłbic, środków do dezynfekcji — podstawowych produktów, które w normalnych warunkach nie sprawiają problemów logistycznych. Jednocześnie dziesiątki tysięcy Polaków chciały pomóc, nie wiedząc jak. Problem był prosty: brak koordynacji. Ktoś zawoził maseczki do szpitala, który już ich nie potrzebował, a inny szpital o trzy kilometry dalej desperacko szukał rękawic. Platforma WdS miała ten problem rozwiązać.
Architektura systemu — cztery typy kont
Sercem platformy był czterostopniowy system ról, zaprojektowany tak, by każdy uczestnik wiedział, co ma robić i miał do tego odpowiednie narzędzia.
Konto Darczyńcy
Darczyńca to podstawowa rola w systemie — osoba, która chce przekazać produkty. Konto pozwalało przeglądać listę potrzeb szpitali i DPS pogrupowanych według województw, znajdować kontakt do Koordynatora lokalnego oraz deklarować pomoc bezpośrednio w systemie. Kluczowe założenie: Darczyńca nie kontaktuje się bezpośrednio ze szpitalem — pośrednikiem jest zawsze Koordynator.
Konto Firmy
Konto dla podmiotów gospodarczych było rozbudowane o funkcje niedostępne dla darczyńców indywidualnych. Firma mogła przeglądać pełną listę potrzeb wszystkich szpitali i DPS, kontaktować się bezpośrednio z pracownikiem szpitala przy dużych dostawach oraz wyszukiwać szpitale potrzebujące konkretnego asortymentu.
Konto Koordynatora lokalnego
Koordynator to kluczowa rola pośrednia. Przypisany do konkretnego szpitala lub DPS, zbierał deklaracje pomocy od Darczyńców i organizował dostawy. System dawał mu widok deklaracji od wszystkich Darczyńców, dane kontaktowe do pracownika szpitala oraz narzędzie do potwierdzania odbioru produktów — ważne dla przejrzystości całego procesu.
Konto Szpitala
Szpital wpisywał swoje aktualne potrzeby z listy ponad 200 produktów i usług. Mógł określać pilność i datę ważności potrzeby. System automatycznie dezaktywował przestarzałe wpisy, utrzymując listę aktualną.
Technologia — Salesforce i customowe rozwiązania
Platforma działała na bazie Salesforce — jednej z największych chmurowych platform CRM na świecie. To nieoczywisty wybór dla projektu charytatywnego, ale uzasadniony: Salesforce oferuje sprawdzone mechanizmy zarządzania relacjami, szybko skaluje się przy wzroście liczby użytkowników i ma rozbudowany ekosystem narzędzi. Stronę internetową i interfejs budował od podstaw 12-osobowy zespół IT firmy Clorce — programiści, testerzy i administratorzy reagujący na potrzeby użytkowników w czasie rzeczywistym.
Lekcje z platformy WdS dla cyfrowej transformacji ochrony zdrowia
Rola pośrednika jest niezbędna. Bezpośredni kontakt darczyńcy ze szpitalem nie skaluje się — szpital nie ma zasobów, by obsługiwać setki indywidualnych zapytań. Koordynator jako warstwa pośrednia rozwiązuje ten problem.
Transparentność buduje zaufanie. Możliwość sprawdzenia, że deklarowana pomoc dotarła do szpitala, znacząco zwiększała motywację darczyńców do kolejnych działań.
Listy potrzeb muszą być aktualne. Stare, nieodświeżane potrzeby generują frustrację. Mechanizm dat ważności potrzeb był ważnym elementem utrzymania jakości danych w systemie.
Cyfrowe narzędzia nie zastępują relacji. Platforma działała sprawnie tam, gdzie Koordynator był aktywny. Tam, gdzie zabrakło zaangażowanego koordynatora, system nie pomagał.
Dziedzictwo projektu
Platforma WdS działała w krytycznym momencie, gdy polski system ochrony zdrowia potrzebował oddolnego wsparcia. Doświadczenia zebrane przy jej budowie i prowadzeniu są cennym materiałem dla każdego, kto projektuje systemy koordynacji pomocy medycznej — zarówno kryzysowej, jak i długoterminowej.
Informacje w tym artykule opierają się na dokumentacji platformy Wsparcie dla Szpitala z okresu jej działania (2020–2022).